10 fórmulas de Google Sheets que merece la pena aprender desde el principio

Una hoja de cálculo nos puede ayudar perfectamente a guardar información sin utilizar ni una sola fórmula. El problema es que, en ese caso, gran parte del trabajo lo seguimos haciendo nosotros.

Sumamos cantidades con la calculadora, contamos cuántas tareas están pendientes, buscamos cuál es el importe más alto o revisamos fila por fila para comprobar qué datos cumplen la condición que hemos pensado. Y ahí es donde empiezan a tener sentido las fórmulas.

No necesitas aprender muchas funciones ni convertirte en una experta en hojas de cálculo. Con unas cuantas fórmulas de Google Sheets puedes automatizar muchas de las tareas que probablemente ya haces manualmente.

Para que sea más fácil entenderlas, durante toda esta explicación usaré la siguiente hoja de gastos:

Con esta misma tabla podremos contar, sumar, buscar valores, etc. Y así empezar a entender cómo funcionan las funciones de Google Sheets sin utilizar ejemplos completamente diferentes.

Antes de empezar: ¿por qué algunas fórmulas llevan ; y otras ,?

Alguna vez te habrá pasado de copiar una fórmula de internet y que Google Sheets te haya dado error, puede que la fórmula estuviera bien escrita. El problema puede estar en la configuración de tu hoja.

Depende del idioma de las funciones y de la configuración regional, puedes encontrarte fórmulas escritas de distintas maneras.

Por ejemplo:

=SI(C2>50;»Gasto alto»;»Gasto normal»)

=IF(C2>50,»Gasto alto»,»Gasto normal»)

Las dos fórmulas hacen exactamente lo mismo. Google Sheets te permite utilizar los nombres de las funciones en inglés o en otros idiomas, entre ellos el español. Además, esta configuración regional de la hoja influye en la forma en la que se interpretan los números, fechas y otros elementos.

Por eso puedes encontrarte combinaciones diferentes:

Configuración	Ejemplo
Funciones en español + ; (la más común en español)	=SI(C2>50;«Alto»;«Normal»)
Funciones en inglés + , (la más común en inglés)	=IF(C2>50,«Alto»,«Normal»)
Funciones en inglés + ;	=IF(C2>50;«Alto»;«Normal»)
Funciones en español + ,	=SI(C2>50,«Alto»,«Normal»)

En este post te voy a poner tanto las fórmulas en español como en inglés en su forma más común. Si te da algún tipo de error, prueba primero a sustituir los punto y coma por una coma o al contrario.

Igualmente, puedes comprobar antes la configuración de tu hoja entrando en: Archivo → Configuración.

Allí te aparecerá la configuración regional, normalmente ya te sale por defecto España.

SUMA: deja de sacar la calculadora

Empezaremos por la más conocida de todas.

Si tenemos los importes de gastos entre las celdas C2 y C6, podríamos ir sumando manualmente poniendo:

=C2+C3+C4+C5+C6

Esto funciona, pero cuando tienes cientos de filas que tienes que sumar, no acabarías nunca. Para eso existe la función SUMA en la que sólo tienes que poner un intervalo.

Español: =SUMA(C2:C6)
Inglés: =SUM(C2:C6)

Los dos puntos : indican que queremos utilizar el intervalo entre la celda C2 y la C6. De esta manera, Google Sheets suma automáticamente todos los valores que están entre esas celdas.

Y si después se cambia alguno de los importes, el resultado se actualiza sin que tengas que volver a hacer el cálculo ni poner la función de nuevo.

SUMA se suele usar para gastos, ingresos, unidades vendidas, horas trabajadas, kilómetros, notas o cualquier conjunto de números.

PROMEDIO: averigua la media sin calcularla tú

Supongamos que no queremos saber cuánto hemos gastado en total, sino cuál ha sido el importe medio de nuestros gastos.

Podríamos sumar todos los valores y dividirlos entre cinco, pero Google Sheets puede hacerlo directamente.

Español: =PROMEDIO(C2:C6)
Inglés: =AVERAGE(C2:C6)

Con PROMEDIO suma todos los valores del intervalo y calcula automáticamente la media.

Puede ser muy útil para calcular, por ejemplo: la nota media de un grupo o el gasto medio mensual.

Si utilizas Google Forms para recopilar información, puedes guardar sus respuestas directamente en Sheets y utilizar después este tipo de fórmulas para analizarlas. En mi artículo sobre cómo crear un formulario en Google Forms te explico cómo crear uno desde cero.

MAX: buscar el valor más alto

En una tabla con pocos valores lo podemos localizar fácilmente, pero se nos complica mucho cuando hay cientos de valores. Así que con esta función lo hace automáticamente.

Español e ingles: =MAX(C2:C6)

Aplicándola en la tabla, podemos saber el gasto más alto. Si se modifican los datos, no tendremos que volver a buscarlo manualmente porque lo buscará sola.

Puede usarse para buscar la nota más alta, el mayor importe o el mayor número de unidades vendidas. Esta fórmula es muy sencilla, pero merece la pena conocerla.

MIN: buscar el valor más pequeño

Igual que el anterior, pero ahora buscando el que tiene el valor más pequeño.

Español e Inglés: =MIN(C2:C6)

MAX y MIN son muy prácticas cuando trabajas con muchas filas porque te permiten localizar los extremos de un conjunto de datos sin tener que ordenarlos.

CONTAR: ¿Cuántos números hay realmente?

Aquí es cuando empiezan las confusiones. CONTAR es una función que cuenta las celdas que contienen valores numéricos, no cualquier tipo de valor.

En este ejemplo queremos saber cuántos importes hay en la columna C (Gastos).

Español: =CONTAR(C2:C6)
Inglés: =COUNT(C2:C6)

Como las cinco celdas contienen números, el resultado es 5. Pero si pongo la misma función en la columna D (Estado) como es texto, sale 0.

CONTARA: cuenta las celdas que no están vacías

Es diferente CONTAR de CONTARA, parece una equivocación al escribir, pero es muy grande la diferencia entre una y la otra.

CONTARA te permite contar todas las celdas que contienen información, le da igual si son números o textos.

Español: =CONTARA(C2:C6)
Inglés: =COUNTA(C2:C6)

Haciendo el mismo ejemplo que en el anterior, en la columna C (Gastos) muestra 5 igual, pero ahora en la columna D (Estado) también muestra 5 porque cuenta tanto números como texto.

Esto puede ser útil cuando tienes una lista de nombres para un evento y quieres saber cuantos hay sin contar uno por uno.

La forma sencilla de recordar la diferencia entre esta y la anterior es:

CONTAR → Números
CONTARA → Celdas con contenido

SI: consigue que Sheets tome pequeñas decisiones

Hasta ahora todas las fórmulas hacen cálculos relativamente directos. Con SI empezaremos a hacer cosas bastante más interesantes.

Esta función permite decirle a Google Sheets: Si ocurre esto, muestra una cosa. Si no ocurre, muestra otra.

Por ejemplo, cuando queremos clasificar nuestros gastos y clasificar como «gasto alto» cualquier importe superior a 50€. En la fila 2 pondremos:

Español: =SI(C2>50;»Gasto alto»;»Gasto normal»)
Inglés: =IF(C2>50,»Gasto alto»,»Gasto normal»)

En este ejemplo, Google Sheets comprobará el contenido de C2.

Si el valor es superior a 50, mostrará: Gasto alto. Si no lo es: Gasto normal.

La estructura básica del SI es: =SI(condición;resultado_si_se_cumple;resultado_si_no_se_cumple)

La función SI admite tres argumentos: una expresión lógica, el valor que debe devolver cuando se cumple y el valor que debe devolver cuando no se cumple.

Y aquí empiezan a abrirse muchísimas posibilidades. Puedes utilizarla para mostrar Pagado/Pendiente, Aprobado/Suspendido, etc.

Si entiendes esta estructura ya puedes automatizar muchísimas hojas sencillas.

CONTAR.SI: no quiero contarlo todo, solo lo que me interesa

Antes hemos utilizado CONTAR para saber cuántos números había.

Pero imagina ahora que queremos saber cuántos gastos siguen pendientes de pago.

Tenemos los estados en la columna D y queremos contar únicamente las celdas que contienen la palabra “Pendiente”.

Español: =CONTAR.SI(D2:D6;»Pendiente»)
Inglés: =COUNTIF(D2:D6,»Pendiente»)

En este ejemplo, Google Sheets revisará todas las celdas del intervalo y solamente contará aquellas que cumplan la condición.

En nuestro ejemplo devolvería 2. Esta función resulta especialmente útil cuando utilizas estados o categorías.

Por ejemplo: =CONTAR.SI(D2:D100;»Terminado»)
Esta función podría indicarte cuantas tareas has terminado.

Y aquí encaja especialmente bien otra función de Google Sheets que ya hemos visto en Digimentea. Si quieres evitar tener que escribir manualmente “Pendiente”, “En proceso” o “Terminado” en cada fila, puedes crear listas desplegables en Google Sheets con esas opciones.

SUMAR.SI: suma solamente lo que cumple una condición

Esta es probablemente una de las fórmulas más útiles de toda la lista.

SUMAR.SI combina dos ideas: buscar una condición + sumar los valores relacionados con ella.

En nuestro ejemplo tenemos diferentes categorías de gastos y queremos saber cuánto hemos gastado únicamente en Trabajo. La categoría está en B y el importe en C.

Español: =SUMAR.SI(B2:B6;»Trabajo»;C2:C6)
Inglés: =SUMIF(B2:B6,»Trabajo»,C2:C6)

La fórmula hace básicamente esto:

1. Revisa las celdas de B2 a B6.
2. Busca aquellas que contienen “Trabajo”.
3. Suma los importes correspondientes de C2 a C6.

Así puedes calcular automáticamente cuánto has gastado en cada categoría sin tener que seleccionar las filas manualmente.

Esta es una de esas funciones que parece un poco extraña la primera vez que la ves, pero que puede ahorrar muchísimo trabajo en cuanto empiezas a organizar datos por categorías.

HOY: una fecha que se actualiza sola

Terminamos con una función diferente a las anteriores.

HOY no necesita que le indiquemos ninguna celda. Simplemente escribimos:

Español: =HOY()
Inglés: =TODAY()

Con este código, Google Sheets mostrará la fecha actual. La gracia es que no queda fija, se actualiza automáticamente conforme pasan los días.

Google tiene clasificada la función HOY como una función volátil, es decir, funciones cuyo resultado va variando automáticamente con el tiempo.

Esto permite hacer cosas bastante interesantes cuando empiezas a combinarlas con otras fórmulas. Por ejemplo, puedes comparar la fecha de hoy con la fecha límite en la que tienes que entregar un trabajo o un proyecto. También podrías calcular cuando tiempo queda para una entrega o hacer que una hoja muestre siempre la fecha actual.

No vamos a complicarla ahroa combinándola con otras funciones, porque eso da perfectamente para otro tutorial.

No necesitas memorizar las fórmulas

Si al llegar aquí estás pensando que vas a tener que aprenderte diez fórmulas de memoria, no. Ni falta que hace.

Lo importante al principio es saber qué puede hacer Google Sheets por ti.

Si sabes que existe una función capaz de contar únicamente las tareas pendientes, ya puedes buscar CONTAR.SI cuando la necesites. Si recuerdas que Sheets puede sumar solamente los gastos de una categoría, sabrás que existe SUMAR.SI aunque no recuerdes exactamente dónde va cada argumento.

Además, Google Sheets muestra ayuda mientras escribes una función y dispone de una lista completa de funciones con su sintaxis y descripción.

Con el uso terminarás recordando automáticamente aquellas que utilizas con más frecuencia.

¿Con cuáles empezaría yo?

Si nunca has utilizado fórmulas, no intentaría aprender las diez de golpe.

Empezaría por: SUMA → PROMEDIO → CONTAR → SI

Con esas cuatro ya puedes entender las ideas básicas que aparecen una y otra vez en una hoja de cálculo:

• Trabajar con intervalos.
• Realizar cálculos automáticos.
• Contar información.
• Aplicar condiciones.

Después incorporaría CONTAR.SI y SUMAR.SI.

MAX, MIN, CONTARA y HOY son tan sencillas que probablemente las utilizarás en cuanto aparezca una situación en la que las necesites.

Y cuando estas fórmulas básicas de Google Sheets empiecen a quedarse cortas, podremos pasar a funciones como FILTRAR, BUSCARV, BUSCARX o incluso QUERY. Pero ahí ya estamos hablando de otro nivel y, sinceramente, merece más la pena aprenderlas tranquilamente que meterlas todas en una lista interminable.

Las fórmulas hacen que la hoja trabaje por ti

Aprender cómo usar fórmulas en Google Sheets no consiste en memorizar una colección de palabras extrañas.

Consiste en empezar a detectar aquellas tareas repetitivas que estás haciendo manualmente y preguntarte si la hoja podría hacerlas por ti.

• Si estás sumando números con una calculadora, probablemente necesitas SUMA.
• Si recorres una lista contando elementos, quizá necesitas CONTAR o CONTAR.SI.
• Si estás clasificando manualmente valores según una condición, probablemente SI pueda hacer parte del trabajo.

Y esa es la verdadera utilidad de las fórmulas: no hacer una hoja más complicada, sino precisamente evitar que tú tengas que hacer una y otra vez el mismo trabajo.

Si estás empezando a organizar tus hojas, también puedes combinar estas fórmulas con listas desplegables en Google Sheets para crear documentos mucho más cómodos de rellenar y mantener.

Y, como ocurre con el resto de documentos de Google Workspace, tus hojas se guardan en Drive. Si allí tienes carpetas, documentos y archivos repartidos por todas partes, puedes empezar con estos 5 pasos para organizar Google Drive.

Si necesitas algo más de información puedes:

• Usar la ayuda de Google.
• Contactarme con tu duda