Trabajar con archivos PDF puede ser bastante sencillo hasta que necesitas juntar varios documentos, eliminar una página, comprimirlo o convertirlo en otro formato. Ahí se complica la cosa.
Para todas esas tareas existen programas específicos, pero no siempre merece la pena instalar una aplicación en el ordenador. Una alternativa mucho más rápida y sencilla de utilizar es la herramienta online de iLovePDF.
En este tutorial voy a explicar cómo usar iLovePDF a través de seis de sus herramientas más prácticas. Con ellas podrás hacer algunas de las tareas más habituales con archivos PDF directamente desde el ordenador y sin necesidad de aprender a utilizar un programa complicado.
Además, iLovePDF nació en Barcelona en 2010 y ahora ofrece una amplia colección de herramientas para organizar, optimizar, convertir, editar y proteger archivos PDF.
¿Qué es iLovePDF y para qué sirve?
Como ya hemos comentado, iLovePDF es una plataforma online que se dedica a trabajar con documentos PDF. Desde su página web puedes realizar diferentes modificaciones sobre tus archivos sin necesidad de instalar nada en tu propio ordenador.
Entre las herramientas de iLovePDF podemos encontrar opciones para unir y dividir documentos, comprimirlos, convertirlos en diferentes formatos, reorganizar sus páginas o editarlos, entre muchas otras posibilidades. La plataforma tiene actualmente más de 25 herramientas relacionadas con la gestión de documentos PDF.
La mayoría funcionan de manera muy parecida: seleccionas la herramienta que quieres usar, subes el archivo, realizas los cambios y descargas el nuevo documento modificado.
Por eso, una vez sabes utilizar una de ellas, aprendes a manejar las demás resulta muy intuitivo. Eso es lo que pretendía la empresa y lo han conseguido, que sea una herramienta que puede utilizar cualquier persona.
Si normalmente guardas tus documentos en la nube y tienes dificultades para encontrarlos después, puedes empezar organizando tus carpetas de Google Drive con mi tutorial.
Cómo usar iLovePDF: las 6 herramientas básicas que necesitas conover
No voy a explicar todas las herramientas porque el objetivo de este post no es crear una enciclopedia de iLovePDF, además, ya hemos dicho que son fáciles de utilizar. Simplemente quiero centrarme en seis herramientas que pueden resolverte muchas de las situaciones más habituales cuando trabajamos con documentos.
Unir varios PDF en un único archivo
Seguramente algún dia has terminado con varios PDF que en realidad necesitas que fueran uno sólo.
Por ejemplo, puedes tener la portada de un archivo y por otra parte todo el archivo principal. Eso me ha pasado a mi miles de veces.
Con la herramienta de Unir PDF puedes seleccionar varios documentos y combinarlos para conseguir tener un único archivo.
Entra en iLovePDF y selecciona UnirPDF. Después, pulsa sobre Seleccionar archivos PDF y añade los documentos que quieras combinar.
Cuando estén cargados, podrás cambiar su posición arrastrándolos hasta colocarlos en el orden correcto. Finalmente, pulsa sobre Unir PDF para generar el nuevo documento.
Esta función es muy práctica para trabajos, apuntes, facturas, documentación administrativa o cualquier situación en la que hayas recibido distintas partes de un mismo documento por separado. iLovePDF permite organizar los archivos antes de realizar la unión.
Dividir un PDF o extraer únicamente algunas páginas
También puede ocurrirte lo contrario, que tengas un PDF que quieras dividir porque solo necesitas una parte.
La herramienta Dividr PDF permite extraer determinadas páginas o separar un documento en varios archivos. Selecciona Dividir PDF y sube el documento que quieras modificar.
A partir de aquí ya puedes indicar qué páginas quieres separar. Por ejemplo, si tienes un documento de 0 páginas y solamente necesitas la página de la 10 a la 15, puedes extraer esas páginas y generar un nuevo archivo con esa parte.
También tienes la posiblidad de separar diferentes rangos o convertir las páginas del documento en archivos diferentes.
Esta opción te puede ahorrar bastante tiempo cuando recibes manuales, informes o documentos muy largos y solamente necesitas compartir unas páginas concretas.
Comprimir un PDF para que ocupe menos
Otro problema que tenemos habitualmente es cuando intentas adjuntar un documento y descubres que pesa demasiado y no puedes enviarlo adjuntado.
Para este tipo de casos puedes utilizar la opción de Comprimir PDF.
Sube el documento y selecciona el nivel de compresión que quieres. Después de procesarlo, lo podrás descargar la versión que ocupa menos espacio.
Comprimir un archivo es muy útil para poderlo enviar por correo, subirlo a una plataforma con límite de tamaño o simplemente reducir el espacio que ocupa en tu dispositivo.
La propia plataforma de iLovePDF presenta esta herramienta como una forma de reducir el tamaño de cada documento para facilitar su almacenamiento y envío.
Eso sí, debes tener en cuenta que reducir mucho el tamaño del documento puede afectar a la calidad de las imágenes que contiene. Si el PDF incluye fotografías, gráficos o elementos que necesiten verse con mucho detalle, revisa siempre el PDF comprimido antes de borrar el archivo original.
Convertir PDF a Word y otros formatos
Los archivos PDF resultan muy cómodos para compartir documentos, pero no lo son tanto cuando necesitas modificar su contenido.
iLovePDF incluye diferentes herramientas para poder transformar documentos en varios formatos.
Una de las más utilizadas es de PDF a Word. Selecciona el archivo PDF y la plataforma te generará un documento DOCX que podrás abrir con Word o subirlo a Google Docs.
Hay que tener en cuenta que un PDF formado por páginas escaneadas puede necesitar reconocimiento OCR para extraer el texto. iLovePDF diferencia este tipo de documentos de aquellos que ya contienen texto editable.
También encontrarás otras opciones como:
- Word a PDF.
- PowerPoint a PDF.
- Excel a PDF.
- PDF a JPG.
- JPG a PDF.
Por ejemplo, la herramienta para convertir de JPG a PDF te permite convertir varias imágenes y ajustar aspectos como la orientación, el tamaño de la página y los márgenes antes de generar el documento.
Ordenar o eliminar páginas de un PDF
Algunas veces, el problema no es el contenido del documento, sino el orden de las páginas.
Puede que hayas escaneado unas hojas y se hayan desordenado sin querer, que haya páginas que no necesites o que simplemente quieras cambiar la estructura de tu archivo.
Para solucionarlo puedes utilizar la herramienta destinada a organizar PDF.
Después de subir tu documento, verás las páginas representadas mediante pequeñas miniaturas, como en Unir PDF. Desde ahí puedes arrastrarlas para cambiar su posición, eliminar las que no quieras o añadir páginas en blanco entre ellas.
Cuando acabes de organizarlas, procesa el documento y descargas el resultado.
Es una de esas herramientas que es probable que no utilices todos los dias, pero puede ahorrarte muchísimo trabajo cuando la necesitas.
Editar un archivo PDF online
iLovePDF también dispone de la herramienta para editar pdf online sin tener que convertir necesariamente el documento a un documento word.
Dependiendo de lo que necesites hacer, puedes añadir elementos sobre el documento y utilizar otras herramientas de la plataforma para modificar o preparar el archivo.
Esta opción es útil para cambios sencillos. Si necesitas rehacer completamente el archivo o modificar gran parte del texto, normalmente es más cómodo trabajar sobre el documento original si lo tienes o convertirlo primero a un formato editable como Word, por ejemplo.
La ventaja de tener todas estas opciones en la misma plataforma es que puedes encadenar varias acciones.
Por ejemplo, puedes dividir un PDF para quedarte solamente con unas páginas, reorganizarlas y comprimir después el documento final.
¿Se puede utilizar iLovePDF gratis?
iLovePDF ofrece acceso gratuito a sus herramientas online, aunque también tiene planes de pago que amplian las posibilidades y los límites disponibles.
Para un uso ocasional, la versión de iLovePDF gratis puede ser suficiente para muchas de las tareas habituales que hemos visto en el tutorial.
Si trabajas constantemente con grandes cantidades de documentos o necesitas determinadas funciones avanzadas, entonces puede tener sentido consultar la diferencia entre otros planes.
Para empezar, no necesitas pagar la versión ampliada. Simplemente entra en su web, selecciona la herramienta que necesites y comprueba si la versión gratuita cubre lo que quieres hacer. Yo la he usado mucho y nunca he tenido que usar la versión de pago, este aspecto es un punto muy positivo para la empresa.
¿Es seguro subir documentos a iLovePDF?
Cuando trabajamos con herramientas online para modificar archivos PDF, es importante tener en cuenta qué tipo de documentación estamos subiendo.
Según la información publicada por la empresa, los archivos que se cargan y procesan están cifrados y se eliminan automáticamente de sus servidores en un plazo máximo de dos horas. También indican que cumple con el RGPD y con la norma de seguridad ISO/IEC 27001.
Aun así, conviene aplicar sentido común con cualquier plataforma online. Para documentación especialmente sensible, confidencial o que contenga datos personales importantes, puedes valorar si necesitas subir el archivo a un servicio externo.
Para documentos cotidianos, iLovePDF resulta especialmente cómodo porque permite realizar muchas modificaciones directamente desde el navegador.
Ahora que sabes cómo usar iLovePDF, no necesitas aprenderte todas las herramientas de la plataforma de una sola vez.
Empieza utilizando las que realmente necesites: unir varios documentos, extraer unas páginas, comprimir un archivo demasiado grande o convertirlo a otro formatoo.
Cuando aparezca otro problema con un PDF, puedes volver a iLovePDF y comprobar si existe una herramienta específica para solucionarlo. Esa es precisamente una de sus principales ventajas: reunir muchas tareas relacionadas con los documentos en un mismo lugar.
Y si te gustan este tipo de soluciones que permiten ahorrar tiempo directamente desde el navegador, también puedes ver 4 extensiones de Chrome para ahorrar tiempo.
